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    会议室频繁预约方案

    2020-10-11

      在一些企业中对会议室的使用非常频繁,如何更高效的组织会议以及尽可能提高会议室的利用率呢?这就得通过信息化的手段来管理会议室了,下面就是一款优秀的会议室预约管理系统,通过这个系统能大大提升会议的效率以及会议室的利用率,从而也对促进了整个企业工作效率的提升。

      通过亿联视频会议系统加入会议室的方式多样化:a.通过会议提醒加入;b.通过会议邀请加入;c.通过会议日程加入;d. 通过通知中心加入;e.通过拨号方式加入

      1. 会前预定

      开会前需要提前在预定会议室,可以通过手机微信、企业微信以及pc等终端查看会议室各个时段的预定状态,快速找到空闲的时间段进行预定,同时可通过会议室设备、容纳人数、可用时段等条件快速检索会议室进行快速预定。

      默认情况下,输入主题、会议日期、会议时间、选择参会人(可选)、会议服务项(如:茶水服务、视频会议等--可选)即可完成预定

      支持周期预约,比如固定每周一8点-9点在1号会议室开例会,只要创建一个周期会议的预定即可在每周一指定时间段占据这个会议室

      支持同时预定多个会议室,如果一个会议需要使用多个会议室,只需要选择多个会议室即可

      支持临时把多个会议室合并成一个会议室进行预定

      2.会前通知

      通知参会人:预定成功系统会通过发送微信消息或者邮件给参会人,会前15-30分内会再次发消息给参会人提醒参会

      会议取消通知:如果主持人因故取消了会议,系统会通过发送微信消息或者邮件给参会人以及服务人员

      3.会中通知

      会议结束前15分钟,提醒与会人员会议即将结束,以便提醒会议主持者是否需要延长会议,如果要延迟,需要在系统里面进行续约

      可通过系统实时发送消息给服务人员,以便人员能及时进行服务,比如呼叫茶水服务等。

      4.会议签到/签退

      支持多种签到/签退方式: 1)直接在手机点击签到签退按钮 2)可通过手机扫码进行签到签退 3)可以在信息展示屏上点击签到/签退按钮。

      对于参会人的签到有相应统计,可方便查看谁没有来参会

      5.与门禁集成

      如果需要控制会议室的门只有预定人才能开门,系统提供了扫码开门的方式,只有成功预定了会议室并且在会前30分钟到会后30分钟内才能扫码开门

      注:门禁的集成需要根据选择的门禁厂家做接口进行二次开发

      6.与exchange、office365集成

      约后的会议信息可以同步到outlook的日历中,同时在outlook上发起的会议预约信息也能同步到会议系统中

      7.会议展示

      支持安卓显示屏对会议信息进行展示,提供可视化展示界面的制作,可以在信息屏上展示:当前会议、待开始的会议列表、图片轮播、滚动字幕、时钟等信息,同时支持一个屏幕划分多个区域显示多个会议室的会议信息;支持直接在信息屏上预约会议室

      8.统计分析

      提供会议室预约次数、预约时长、某个时间段内使用率的统计,可以通过这些统计方便了解会议室的使用情况。

      提供用户取消次数的统计,方便了解哪些用户经常预约了会议室但又不使用的情况,并可以对这些用户在指定时间内不可预约

      9.观看会议直播

      对于一些不需要参会却有观看会议需求的用户可以选择观看会议直播

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