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重塑对视频会议的认知

2021-07-13

  当前,在使用视频会议时,企业所面临的问题并非减少它的使用频次,而是如何更好地利用它的特性,最大程度地减少远程会议的疲劳值。继疫情爆发后,远程会议的使用达到了历史最高水平,使用的趋势将在2021年下降。

  某研究机构预告:从某种意义上说,企业的远程会议频次在今年将会减少,这仅仅是为了说明在工作场所使用远程会议的模式。过去一年里,远程会议的增长率几乎从零上升到60%,这种极端的增长和下降都会逆转,直到趋于平稳才会持续增长。

  就积极的方面而言,在2020年,远程会议对于企业保持远程团队的高效运作和培养企业协作习惯非常重要,而且其效用是毋庸置疑的。但它的沉浸性也会导致视频疲劳值。所以,到2021年,企业面临的问题不再是减少远程会议的频次,而是更好的管理来避免远程工作的员工的疲惫。另外一方面,当企业找到了更好的远程会议模式时,其他形式的交流与合作也可能得到加强。

  就政策而言,企业不应减少远程会议的使用。当然,除非面临高额的许可费用或对网络运营造成不利影响的问题。需要注意的是,远程会议硬件厂商已经采取了一些措施,减少了远程会议疲劳值以及其他一些问题,让员工对目前的体验感到失望。所以,有关降低远程会议使用率的决定不应该仅仅以远程会议不再有价值为依据。

  实际上,让远程会议如此受欢迎的内在因素从未改变,如有必要,企业可能需要制定培训计划和策略,帮助员工从远程会议中获得更丰富的价值,并通过各种方法减少影响其有效性的问题。

  要做到这一点,企业需要考虑三个步骤,以便更好地平衡远程会议和非远程会议模式。这样能给员工更多的参与性,减少疲劳感。

  (1)了解远程会议造成员工疲劳的原因。

  虽然听起来像个常识,但这通常发生在使用新技术的时候,但关注的往往是表面现象而非根源。有些时候,员工所产生的疲劳感与视频平台或服务无关,所有这些都是因为能够正确支持视频平台或服务。在IT方面,就是要确保终端用户有足够的带宽,并采取适当的服务质量措施,以优化远程会议的网络性能。

  对终端用户而言,这意味着拥有足够多的终端来提供企业级视频体验,这些终端不仅适用于PC或手机,也适用于网络摄像机、麦克风/音箱、照明设备等外设。这一切都会影响产品的品质。比如视频帧数不一致、图像跳动或抖动、屏幕死机以及音频问题等都是造成远程会议疲劳值的原因,但解决了这些问题的根本原因,在很大程度上得到缓解。

  (2)拟订会议的最佳做法。

  另外一种需要考虑的策略是,员工在远程会议期间不要做其他事情,让他们的注意力集中到会议上。这样做可以反映出它的总体目标,即更好地管理远程会议的使用,而不仅仅是试图减少。

  (3)确定最佳的视频用例。

  并不是每一次通话都是视频的方式。在远程会议成为日常交流的首选模式时,疲劳值就不可避免。雇员和同事的日常交谈可以使用音频沟通,特别是在没有任何显示或分享内容的情况下。

  远程会议的沉浸性已经被充分证明,但是它也引入了视觉刺激,从而进一步分散了人们的注意力。比如外貌、虚拟背景、工作空间或者家人和宠物,这些都可能会分散员工的注意力。这类因素一般不会影响员工在语音通话或聊天时的互动。但使用远程会议也有不好的效果,这只是一个副作用。

  相反,远程会议的用例清单需要被考虑。直到最近,远程会议还被视为一种稀缺资源,它的使用需要证明它的合理性。与其把远程会议看作一种沟通工具,现在更多的是把它看作一个可用的工具。通过一些清晰的用例,工作人员可以更容易地决定什么时候使用远程会议,甚至重新发现有效的语音和信息传递模式

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