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70%的会议是无效的!如何摆脱低效困局?

2019-05-31

现代职场人,简直谈“会”色变。

低效的事情天天遇到,却又无可奈何——

七八个人一起开会,进了会议室就是“一小时起开”,东扯西扯一大堆,好不容易大家都说累了,也没什么明确的结论……

跟分公司的同事沟通费劲又低效,担心事情用说的不清楚,每天邮件来邮件去,起码要发五六封“长篇大论”才放心,宝贵的工作时间就在收发邮件中耗去……

组织个会真心麻烦,不是这个领导出差了,就是那个同事有事无法到场。结果事情做到一半还有人不知情,得了,准备开“撕”吧……

现代的公司强调提升效益、降低成本,信奉效率至上,但日常办公中低效沟通的情况出现,让工作进程被严重拖缓。

无效的沟通,不仅不能为企业创造效益,错误的结论还可能导致事倍功半。

那么,问题出在哪里呢?

沟通信息不全面。同一件事情反复沟通往往最受员工诟病,有些结论可能由于与会人员不齐、信息收集不全,导致执行反复调整,甚至推翻重来。

会议交流无重点。低效的会议往往议题繁多,会议过程只议不决,长篇大论却没有重点,造成工作上拖沓、延迟。

事后执行缺指引。会议总结和决议没有记录,事后执行往往会缺乏指引,也没有清晰的依据可供执行情况复核。

绝大部分的管理者都曾为内部沟通成本过高而苦恼。开会在管理过程中承担了绝大部分的沟通任务。

但同时,调查统计显示,超过半数的调查者认为职场当中70%的会议是无效的

那么,我们在会议沟通流程和决策上还可以作哪些优化?

为避免以上常见的低效问题,给各位管理者提供几个小“妙招”:

一、浓缩会议到一个小时以内。事前规定会议时间,一般的会议不要超过一小时,较长的会议要分阶段进行。开会时间开长了,与会者注意力也不容易集中。而且,用一个小时都得不出结论,你还将希望寄托在延长会议时间上吗?

二、人员一定要“全”。参与沟通的人可以“少”,但不能“缺”,对于项目执行相关的人员要尽可能参与会议,减少会议反复沟通的成本,也便于第一时间达成共识。必要时,远程入会手段是提升效率的法宝。

三、会议主题要集中。一次会议,最好只有一个主题,只有这样才能更好地集中相关人员,高效解决问题。即使是综合性会议,主题最好也不要超过三个。议题越多,参加人员越多,效率越低下。

四、运用智能会议工具。远程视频会议、异地协作等智能会议方案,能够帮助企业实现沟通、互动、协同的会议需求。亿联视频会议系统,搭配智能协作方案,是用户提升会议效率,降低会议成本的不二选择。

随着越来越多的公司认识到,通过有效的协作,能够获得更高价值和竞争优势,释放团队的创造力。

他们正致力于让员工与组织内外的团队成员建立联系,以开展核心项目的工作,让员工轻松地专注于重要、高价值的任务

 

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关于亿联

 

厦门亿联网络技术股份有限公司(股票代码:300628)是面向全球的企业通信上市公司,提供国际品质、技术领先、友好体验的云+端视频会议、IP语音通信及协作解决方案,且与微软等国际品牌达成长期深度的战略合作。其自主品牌Yealink畅销美国、英国、澳大利亚等140多个国家和地区,SIP话机市场占有率为全球第一(数据来源:Frost & Sullivan),用户满意度全球第一。(数据来源:Eastern Management Group)。

*市场占有率第一:2017年亿联SIP话机全球销量市场占有率第一,范围为全球市场,数据来源“Frost&Sullivan 2018 Global IP Desktop Phone Growth Excellence Leadership Award报告” 

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