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    节后复工,如何高效地远程协作

    2020-02-19

    随着新型冠状病毒肺炎在全国范围内的扩散传播,各企业与高校纷纷发出延迟复工复学的通知。为避免人群的再度聚集而加剧疫情,远程协作成为这个春节假期人们办公、学习的主要方式,然而在国内对于远程协作的方式和制度并未广泛普及,本文将对如何高效远程协作作出指导。
     
    一、规范化协作

    1. 快速进入工作状态
     

    远程办公,最难的是启动一天的工作。所以,如何快速启动自己一天的工作是重点。这是与办公室上班最不一样的地方。办公室上班出勤路途中帮你启动大脑,逐步进入工作状态。那么,在家办公,应该怎么做?

    按照平时的工作时间起床洗漱,穿着稍微正式些,可采用线上打卡。同时最佳采用确定一个固定的办公地点。 远程办公优点很多,容易产生心流,容易节省出更多时间,容易更有创意。同时,你也可以通过锁门、戴耳机,为自己制造一个隔离环境,避免自己频繁离开工作岗位。

    2. 明确工作目标和任务

     


     

    远程协作沟通、监管的缺陷,可能会让团队成员对目标与任务认识模糊。所以,要提高协作效率,需要负责人能统筹安排,各成员在任务分配、接收上,有清晰认识。

    明确工作任务,需要:1)任务描述清晰;2)明确起始时间;3)明确负责人及成员;4)明确要达成的结果。对于团队可以通过每天组织视频早会梳理任务。对个人来说,务必给自己定目标,明确近期的工作重点、应该完成的目标。这也是远程协同文化很不一样的地方。因为面对面沟通,一些任务快速处理了就处理了,但远程工作,大家都是异步。所以务必记录下你收到的工作任务,及时记得更新进展。

    二、信息共享与安全

     

    远程协作用户的一大关注点也常在于信息的共享安全问题。如何选择合适的共享方式同时保障信息的第三方平台安全不泄露同时十分重要。

    1. 文件云盘共享
    选择云端办公软件,通过公用账号与加密形式共享办公文件。

    2.在线共同编辑
    不用本地文档,改用在线编辑的工具,方便团队成员一起查看、编辑;

    3. 露脸沟通、信息透明
    例如每日全体员工开视频会议,通过打开视频,看到大家的脸庞,你的神经会模拟现场的场景,感受对方的存在,员工会产生始终与团队并肩作战的氛围感。此外,视频监督下,员工也必须专注在会议上。同时借助办公协作类工具,实现任务公开、信息透明。作为员工,做好本日、本周的任务,记录好进度、完成度,并及时汇报;作为领导,只需关心员工当日、当周任务完成度,而无需了解他每一刻的动态。

    三、沟通工具

    1. 专业远程通信平台

     


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